İstanbul Atatürk Havalimanı gibi bir yapıda, bütün bir alan trafiğinin verimli bir şekilde yönetilebilmesi için TAV Earth projesini gerçekleştirdiniz. Öncelikle projede önemli yer tutan alan tahsisleri ve bu konudaki ihtiyaçlar hakkında bilgi verebilir misiniz?

DİLEK GÜRSOY: TAV İstanbul Alan Tahsis ve Anlaşmalar Müdürlüğü, havalimanının temel müşterileri, yani havayolu kuruluşları, havayolu turizm şirketleri ve bunlara ait bütün kullanım alanları için tahsis görevini yerine getiriyor. TAV İşletme Hizmetleri de bizim adımıza ticari alanların, yani reklam alanları ile bankalar, araba kiralama kuruluşları gibi tarife dışı alanların tahsisatını gerçekleştiriyor. Dolayısıyla hem işletme, hem de faaliyet bazında çok çeşitli ve çok sayıda sözleşme söz konusu. Alanların kullanım şekilleri, mahallerin türleri, nerelerde ne tür ihtiyaçların olduğu gibi çok fazla sayıda parametreden yola çıkarak, bilgileri ayrıştırabilmeye ihtiyacımız var. Mimari ofis, kısıtlı insan kaynağına rağmen bugüne kadar alan tahsisleri ile ilgili her türlü talebimize yanıt vermeyi başardı. Ancak geldiğimiz noktada, artık verimliliğin artmasına hizmet edecek daha akıllı bir platforma ihtiyacımız vardı. TAV Eart öncesi yapıda, mimari ofisin çizdiği projeler üzerinde müşteri isimlerini ve müşteri alt detaylarını görmek, işin doğası gereği mümkün değildi. TAV Earth, işte bu mimari çizimlerin, analitik bir bakış açısıyla elektronik bir platforma aktarılarak akıllandırılmasını sağladı.

TAV İstanbul Alan Tahsis ve Anlaşmalar Müdürlüğü açısından baktığınızda TAV Earth’e geçince nasıl bir dönüşüm yaşayacaksınız?

DİLEK GÜRSOY: Mimari ofisin çalışma alanı normal mahaller ve şekiller üzerine ama biz mevcut eski proje yapısı üzerinden herhangi bir mahali numarasıyla ya da müşterisiyle arama olanağına sahip değildik. Çünkü proje üzerinde sadece numara ve kutucuklar görülüyor. TAV Earth altyapısını, bu çizimlere entegre ettiğimizde; müşterimizi, faaliyetlerini, bulunduğu yeri, tüm havalimanında nereleri kullandığını bir arada görebiliyoruz. Havalimanı terminalleri içinde kullanılan mahal türlerini de ayrıştırabiliyoruz. Yani kaç tane bilet satış ön ofisi, kaç tane satış ofisi, kaç tane depo alanı var gibi sorularımızın yanıtlarını ve bunların kullanım amaçlarını harita üzerinde görebiliyor, birkaç tane tuşa basarak ayrıştırılmış raporları kolaylıkla alabiliyoruz. Ayrıca, bilgileri kişiler yine bu sistem üzerinden girerek, güncelleyebiliyor.

BİNNUR GÜLERYÜZ ONARAN: Çok hızlı ve farklı parametrelerden arama olanağı söz konusu. Hangi müşteriyi, herhangi bir havayolu şirketinin, bir turizm şirketinin adını yazıp ilgili bilgilere harita üzerinden ulaşabiliyorsunuz.

TAV Earth’ün olanaklarından kimler faydalanacak?

DİLEK GÜRSOY: Herkes bu haritadan faydalanabilir. Google Earth nasıl dünya vatandaşlarının hayatına girdiyse, TAV Earth de yolu havalimanlarından geçen herkesin hayatına kolaylık getirecek. Örneğin TAV Earth’den danışma görevlileri ve dolayısıyla danışmaya gelen müşteriler de yer öğrenmek için faydalanabilecekler ve ilgili yere yönlendirilebilecekler.

ELİF MELİKE KAPTAN: Örneğin, insan kaynaklarında yeni işe başlayanlar için oryantasyon programları düzenleniyor ve ilk önce alan gezdiriliyor. TAV Earth bu işi üzerine kolaylıkla alabilir. Bu ve benzer pek çok fikrin TAV Earth üzerinde hayata geçtiğini göreceğiz ve faydalarını yaşayacağız.

DİLEK GÜRSOY: Fiziksel faydaları da kısa zamanda görmeye başlayacağız. Örneğin, Bilgi İşlem ekibi bir alana ADSL hattı, internet hattı gibi altyapı ihtiyaçları sunuyor. Alandaki müşteri çıkıp yeni bir müşteri geldiğinde, Alan Tahsis Müdürlüğü’nden ankastre beyannameleri isteyebiliyor. ADSL hattı, internet hattı, dahili ya da harici hatlar için bunu talep ediyor. Eğer siz o mahal üzerinde çekilmiş kabloları sadece açıklamalar hanesine girmişseniz, oradan müşterinin çıkıp çıkmamasının artık önemi yok. Yeni bir müşteri bu hatları istediğinde, bilgi işlem ekibine, “şu tarihlerde bu hatlar çekilmişti, yeni müşterinin de böyle talepleri var, beyanname için ne yapmamı isterseniz” diye dönebiliyoruz.

Sözleşme takibinde de çok büyük bir yönetim kolaylığı sunuyor olmalı değil mi?

DİLEK GÜRSOY: Sisteme sözleşmelerle ilgili her türlü uyarı özelliklerini tanımladık. Uyarıları istediğimiz gibi zaman içinde ekleyebiliriz ve yenileyebiliriz. Sözleşme takibini çok kolaylaştıran bir yapı bu. Bitiş tarihlerini, maliyetleri, dolu ve boş alanları anlık olarak görebiliyoruz. Dolayısıyla, artık gözümüzle görebildiğimiz, sağlıklı verilerden hareket edebildiğimiz alanları pazarlayacağız. İş yapma biçiminde, kârlılığa etkisi olacak bir dönüşüm bu.

BURHAN TANIŞMAN: Bu noktada, sistemin mimari ofis açısından faydalarına da değinmek gerek. Eskiden, aynı bilgileri farklı birimler istiyordu. Örneğin; Nöbetçi Terminal Müdürlüğü, Elektrik Müdürlüğü, Mekanik Müdürlüğü aynı şeyleri isteyebiliyordu. Oysa bizim AutoCAD lisans sayımız beş tane ile sınırlı ve aynı anda beş kişi yazılıma bağlanabiliyor. Beş kişinin dışında kimse bu projelere erişip kullanamıyor. TAV Earth, web üzerinde olduğu için herkese açık. Bu yaklaşım, artan ihtiyaçlara karşı lisans kullanımlarından doğan maliyetlerimizi düşürmüş oluyor. Üstelik bilgiye ihtiyacı olan, o bilgiyi gelire dönüştürebilecek gerçek iş kullanıcısı, ihtiyaç duyduğu anda, bize gereksinim duymadan, güncel verilere ulaşabiliyor.

Dünyada bu sistemi kullanan örnekler var mı? İnceleme fırsatı buldunuz mu?

BURHAN TANIŞMAN: TAV Earth ilk ihtiyaçların ışığında gündeme geldiğinde, Atina’da Venizelos Havalimanı’na giderek inceleme yaptık. Benzer bir sistemi kullanıyorlardı ama biz TAV Earth ile sistemi çok daha ileri bir boyuta taşıdık. Dünya üzerinde sayılı örnekler arasında çok farklı bir yeri olduğunu biliyoruz.

Şimdi süreç nasıl işleyecek?

DİLEK GÜRSOY: TAV Earth üzerinden taleplerimizi mimari ofise bildireceğiz, mimari ofis gerekli çizimi yapıp Bakım Onarım'a gönderecek. Bu noktada İnşaat, Mekanik veya Elektrik-Elektronik birimleri devreye girecek. İşlem yapıldıktan sonra Bakım Onarım ya da teknik birimlerden tekrar çizimi yapana ulaştırılacak. Böylece, öneri planla gerçekleşen mahalin aynı olup olmadığı karşılaştırılacak. Bir sonraki aşamada ise yine bize, yani Alan Tahsis ve Anlaşmalar Müdürlüğü'ne dönecek ve biz gerçek haliyle tahsise açacağız. Teknik ekiplerin kullandıkları sisteme entegrasyonu ile anında bilgi sahibi olacağız.

BİNNUR GÜLERYÜZ ONARAN: Sistem üzerinde tüm süreçler tanımlanmış ve işlerlik kazanmış durumda. “Entegrasyon” TAV Earth için kilit kelime. TAV Earth’ün başarılı ve sağlıklı çalışması için tüm birimler, kuruluşlar arasında tam bir entegrasyon ve işbirliği gerekiyor. Bunu sağlamak için de, üzerine bütün süreçleri aktarabileceğimiz, güçlü bir altyapıya sahibiz.

DİLEK GÜRSOY: TAV Earth, canlı bir organizma ve biz TAV’lılar hep birlikte bu organizmayı günden güne geliştirerek, büyüterek, TAV’ın sürdürülebilir bir verimlilik içerisinde yol almasını sağlayacağız

Sistemin kurumsal hafıza yaratmadaki etkisini nasıl değerlendiriyorsunuz?

DİLEK GÜRSOY: Artık bilgi kişiden bağımsız hale geliyor ve kurumsallaşıyor. Yetkisi dahilinde herkes, bilgiye kolaylıkla ve geçmişe yönelik olarak erişebilecek. “Bilen” birini aramadan, sadece tuşa basıp geçmişte ne olduğunu görebileceğiz.

BURHAN TANIŞMAN: Örneğin apronda bir kablo çektiniz veya hidrand hattı yaptınız. “Zeminden kaç santim aşağıda, boruyu ne zaman çektiniz ve ömrü ne kadar” gibi sorularınızın yanıtı artık sistemde!

TAV Earth ne zaman başlatıldı ve şu anda ne aşamaya gelindi?

SERDAR GENÇ: Projenin duyurusu geçtiğimiz yıl Ekim ayında yapıldı. Ardından, donanım, yazılım, lisans ve danışmanlığın satın alma süreci başladı. İki ay sonra da ihtiyaç analizi başladı. Bir buçuk ay süren analiz sürecinin ardından ad geliştirme sürecini başlattık. Ürünün geliştirmesi ise halen devam ediyor ve şu an test aşamasına geldik. Çeşitli birimlerden yeni fikirler geldikçe ve sistem kullanılmaya başladıkça yeni ihtiyaçlar da ortaya çıkacaktır. Dolayısıyla hep devam eden bir geliştirme süreci olacak.

MAYA K. GÜNGÖREN: Sürekli yeni fikirleri değerlendireceğiz ve uygulanabilir olanları süreç içerisinde hayata geçireceğiz. Biz bu proje ile teknolojileri sağlayan iş ortaklarımızı bile şaşırttık. Onlar da TAV sayesinde çok büyük bir know-how kazandılar. Teknolojileriyle başka neler yapabileceklerini gördüler. Tüm TAV ailesi olara,k daha pek çok inovatif fikri bu sistem üzerinde değerlendirmemiz mümkün.

KURUMSAL PORTAL GELİŞİM ROTASINDA İLERLİYOR “Bağlanabilirlik Verimliliktir” SharePoint altyapısının yenilenen özelliklerini kullanan ve bu doğrultuda yenilenen kurumsal portal, barındırdığı teknolojik özelliklerle, TAV’lıların kurumsal bağlantı noktasını, iş verimliliğine hizmet eden temel bir araca dönüştürüyor. TAV Earth Projesi’nin yanı sıra Portal Yenileme Projesi’ni de yürüten ekip, yurt içi ve yurt dışına dağılmış TAV çalışanlarını ve TAV kuruluşlarını aynı kurumsal dili konuşan büyük bir aile olarak tek bir çatı altında topluyor. TAV Havalimanları’nın yenilenen ve Ağustos ayı itibariyle kullanıma alınan portali, Microsoft Share Point 2007 teknolojisinin son sürümünü kullanıyor ve altında da Oracle E-Business Suite altyapısı çalışıyor. Bu yapı, çalışanların günlük rutin içerisinde farkında olmadan kullandıkları; İnsan Kaynakları, Doküman Yönetimi, Mesajlaşma, Ajanda Takibi, Proje Yönetimi gibi iş uygulamalarıyla portal üzerinden bağlantı kurması anlamına geliyor. TAV IT Uygulama ve Sistem Yöneticisi Serdar Genç, Portal Projesi Takımı’nın bu dönüşümü sağlayacak altyapının, özellikle TAV Havalimanları gibi dağınık coğrafyalarda yer alan büyük bir kurumsal yapı düşünüldüğünde, iki ay gibi çok kısa bir sürede tamamlandığını belirtiyor. Süreç boyunca TAV’ın yurt içi ve yurt dışındaki tüm kuruluşlarıyla bilgilendirme ve bilgilenme toplantıları yapan ekip içerisinde, ortak bir kurumsal dilin ve TAV kuruluşlarını yansıtan bir tasarımın hayata geçmesi için, Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü temsilcileri de yer almış. Tüm kuruluşlar arasında verimli bir konsolidasyon çalışması gerçekleştirildikten sonra da yazılım geliştirme sürecine geçilmiş.Tüm bu çalışmaların sonucunda da tüm kuruluşların sistemleriyle entegre çalışan ve tüm bu yapıları tek bir çatı altında toplayan bir verimlilik platformu oluşturulmuş. TAV IT Müşteri Hizmetleri Şefi Maya K. Güngören, güvenlik açığına izin vermeyecek bir platform oluşturmak için çalıştıklarını vurguluyor. Ekip, dünyanın herhangi bir noktasından herhangi bir TAV çalışanının, güvenli bir şekilde kurumsal portale bağlanabilmesi için gerekle önlemler üzerinde titizlikle durmuş. “Bağlanabilirlik verimliliktir” Portal Projesi Ekibi, temeldeki amaçlarının; TAV Havalimanları İcra Kurulu Başkanı Sani Şener’in de her zaman dile getirdiği gibi; “connectivity is productivity-bağlanabilirlik verimliliktir” sözünün karşılığını tam anlamıyla verebilecek; tasarımından, kurumsal diline kadar TAV’ı yansıtacak bir portal oluşturmak olduğunu belirtiyor. Bunu sürekli kılmak için de kullanıcılardan geri besleme almanın, teknolojik yenilikleri takip etmenin önemine değiniyorlar. Gelecek hedefleri Gelecek fazlarda, gerekli altyapıların da kurularak, portal üzerinde sesli ve görüntülü konuşmaların devreye gireceği bir iletişim ortamının yaratılması hedefleniyor. Birleştirilmiş iletişim sistemlerini takip ettiklerini belirten Serdar Genç, gelecekte hayata geçirecekleri bu tip projelerle, iletişim maliyetlerinin ciddi oranda düşmesini beklediklerine dikkat çekiyor. Oracle içinde olmayan iş süreçlerini de yine SharePoint’in iş akışı uygulamasını kullanarak geliştiriyorlar. Portal üzerine forum alanları, eğitim dokümanları ve videolu eğitimler konulması da yakın gelecek için planlanan konular arasında yer alıyor. Maliyetler düşerken verimlilik artıyor Kurumsal yapılarda maliyetleri düşürmek çok önemli. Share Point altyapısı, maliyetlerin düşürülmesinde büyük önem taşıyor ve bu hedefe yönelik operasyonel maliyetleri düşürecek projelerin hayata geçirilmesi için güçlü bir platform sunuyor.